13.1.1. Datenübernahme von einem Fakturier- oder Lohnprogramm

von Faktura

BlueChip Software hat eine Standardschnittstelle zur Übernahme von Fakturierungsdaten (oder Lohndaten) in die Finanzbuchhaltung

FoxFibu. Über diese Schnittstelle werden externe Daten in die Buchhaltung übernommen.

Es werden die im Fakturierprogramm neu angelegten oder abgeänderten Kundendaten oder Lieferantendaten in die

Konten-/Adressendatei der FoxFibu sowie die Buchungen der Ausgangsrechnungen oder auch Lohnbuchungen in das Hauptjournal

übernommen.

Je nach installierten FoxFibu-Modulen können auch Daten in die offene Posten-Datei und in die Kostenrechnung übernommen werden.

von Verzeichnis	FoxFibu erwartet für die Übernahme Daten, die in ASCII-Format vorliegen, nämlich: „KONTEN.TXT“ und „BUCHUNG.TXT“, in Ausnahmefällen eine Intrastat-Datei sowie eine Kostendatei die in einem bestimmten Laufwerk/ Verzeichnis vorliegen. Dies kann ein Datenpfad auf Festplatte sein, wie beispielsweise F:\AUFTRAG, oder der Datenpfad A:\, falls die Daten von einem Diskettenlaufwerk übernommen werden sollen.
vorliegendes Datenformat	Ist bei der Übernahme besonders zu berücksichtigen, da es sonst zu einer falschen Umwandlung von Umlauten kommt. Liegt das Datenmaterial noch in DOS-Format vor, muss unbedingt „DOS-Format“ angewählt werden, damit die Umlaute bei der Übernahme in das Windows-Format der FoxFibu richtig umgewandelt werden. Liegt das Datenmaterial des externen Programmes bereits in Windows-Format vor, darf keinesfalls „DOS-Format“ angekreuzt werden, da es sonst zu einer weiteren Umwandlung der Umlaute und damit zu einer fehlerhaften Darstellung der Umlaute kommt – es muss daher in diesem Fall zwingend „Windows-Format“ angekreuzt werden. Falls Sie sich nicht sicher sind, wie die ASCII-Daten vorliegen, wählen Sie auf jeden Fall „unbekannt“; dieser Lauf dauert etwas länger.
Übernahme-Daten editieren	Sie haben die Möglichkeit, in die Daten des externen Programmes Einblick zu nehmen, bevor Sie den tatsächlichen Überleitungslauf starten; dort können Sie z.B. ersehen, ob die Umlaute bereits im richtigen Format vorliegen, ob die richtigen UST-Codes übergeben werden etc. Sie können allfällige manuelle Änderungen auch abspeichern.
Datenfelder (Seite 2)	Sie können FoxFibu mitteilen, welche Datenfelder der Adressenstammdatei Sie aus dem externen Programm übernehmen möchten. Wird beispielsweise in der FoxFibu mit dem Selektionskennzeichen „Vertreter-Merkmal“ gearbeitet, dieses Feld jedoch vom externen Programm nicht übergeben wird, darf es nicht angeklickt sein, damit nicht die manuell in FoxFibu angelegten Merkmale mit einem leeren Kennzeichen überschrieben und somit gelöscht werden.
Optionen (Blatt 4)	Über dieses 4. Blatt werden Daten aus einem Fremdprogramm übernommen, wo FoxFibu sich den Daten dieses Programmes anpasst. Da es sich um Spezialfälle handelt, werden diese Fälle hier nicht beschrieben. FoxFibu kann von einer Reihe von externen Programmen Daten übernehmen, z.B. von BMD Lohnverrechnung (inkl. KORE-Daten), HOGAST, RZA, Orlando, ....
Aufheben (Blatt 5)	Neu ab Version 6.0 ist die Möglichkeit, bereits erfolgte Überleitungen wieder aufzuheben. Das Programm versieht nunmehr übergeleitete Buchungen mit einer laufenden Nummer, sodass der Überleitungslauf eindeutig identifizierbar ist – die übergeleiteten Buchungen und offenen Posten werden mit diesem Lauf wiederum gelöscht. Um sicherzugehen, dass die richtigen Daten aufgehoben werden, sollte die Schaltfläche „Zeige Buchungen“ bzw. „Zeige Offene Posten“ vorher angeklickt werden.
Löschung der ASCII-Daten	Nach Übernahme von Konten, Adressen, Buchungen, OP werden die ASCII-Dateien „Konten.txt“ und „Buchung.txt“ von FoxFibu automatisch gelöscht. Allerdings wird vorher eine Sicherungskopie auf Platte (im aktuellen Mandantenverzeichnis) erstellt; unmittelbar nach dem Überleitungslauf können Sie daher die ASCII-Dateien unter den Namen „KONTEN1.TXT“ und „BUCHUNG1.TXT“ noch auf Platte finden und „retten“, falls dies, aus welchen Gründen immer, erforderlich sein sollte.