4.3.3. Buchen von Kundenzahlungen (insbes. Bankbelegen)

Zahlungen Bei der Verbuchung von Kundenzahlungen wird ein oder mehrere OP ausgeglichen; dieser Vorgang wird nachfolgend "Auszifferung " genannt. Nach Speicherung der Buchung wird daher in das jeweilige Kunden-OP-Konto verzweigt, wo die offenen Posten zur Auszifferung vorgeschlagen werden:

Der erste Teil der Maske zeigt den Kunden sowie die Standardkonditionen; oben rechts wird der Saldo der FIBU und der Saldo der OP dieses Kunden eingeblendet.

Der zweite Teil der Maske zeigt die einzelnen offenen Posten dieses Kunden an.

Im dritten Teil wird die zu Grunde liegende Buchung eingeblendet; "Zahlung" zeigt den gesamten Überweisungsbetrag, der bei der Buchung eingegeben wurde; da noch nichts ausgeziffert wurde, zeigt das Feld "aufzuteilen" ebenfalls den Gesamtbetrag der Zahlung.

Auszifferung Offener Posten

In dieser Auszifferung werden zunächst die beiden Zahlungen "ausgeziffert"; der auszuziffernde Gesamtbetrag wird dabei von 80,000.-- um 3,633.64 (einfach Spalte az in der 3. Zeile anklicken) und 15,988.-- (Spalte az in der 6. Zeile anklicken) auf insgesamt 99,621.64 erhöht; schließlich wird dieser Betrag auf die Rechnung der ersten Zeile über 100532,11 angerechnet (einfach Spalte az in der 1. Zeile anklicken); es ergibt sich dann noch ein Skonto über 910,47 (siehe erste Zeile) und es wird die Schlussmaske eingeblendet:

Sie können hier letztmalig die Buchung abbrechen, indem Sie auf das rote Kreuzchen klicken - oder die Buchung/OP-Auszifferung mit OK bestätigen.

Im untersten Teil der Maske werden die folgenden Schaltflächen eingeblendet:

ausziffern/rückgängig: zeilenweise Auszifferung der einzelnen OP-Zeilen/ Rückgängigmachen einer Auszifferung einer bestimmten OP-Zeile

alles rückgängig: mit kann die gesamte bisherige Auszifferung wieder rückgängig gemacht und noch einmal von vorne begonnen werden (bei Anwenderfehler)

Anzahlung/Überzahlung:Anzahlung bzw. Überzahlung: Speicherung einer Anzahlung oder einer Überzahlung (es wurde mehr überwiesen als an OP vorhanden ist), oder Speicherung einer Gutschrift ohne Auszifferung (die Gutschrift soll als OP sichtbar bleiben)

Buchung abbrechen: mit kann die gesamte Buchung abgebrochen werden

speichern: mit kann die Auszifferung gespeichert und beendet werden

Im oben dargestellten Fall wären folgende Möglichkeiten denkbar:

1) Auszifferung zeilenweise: zunächst die Zeile anwählen, indem Sie das Kontrollkästchen 'az' ("ausziffern") aktivieren: der Skonto und der Zahlungsbetrag der jeweiligen Zeile wird ermittelt und im unteren Bereich der Maske automatisch angezeigt.

Falls Sie den Skontovorschlag nicht akzeptieren wollen, ändern Sie einfach den Skontobetrag; der Betrag in der Spalte "Zahlung" wird automatisch korrigiert.

Falls Sie sich geirrt haben, können Sie den Eintrag in dieser Zeile durch Deaktivieren des Kontrollkästchens 'az' oder durch die Schaltfläche „ausziffern/rückgängig“ wieder rückgängig machen.

Bleibt beim Ausziffern ein Restbetrag des letzten ausgezifferten Postens stehen (der Kunde hat sich zu viel abgezogen), kann dieser

a) als Skonto ausgebucht werden (der Differenzbetrag ist akzeptabel)

b) als Restbetrag offengelassen werden

2) Falls es sich um eine Anzahlung handelt, wählen Sie die Schaltfläche „Anzahlung/Überz.“ es wird eine eigene Zeile für die Anzahlung erstellt.

3) Sind in den aufgelisteten OP (An)zahlungen enthalten (bei Kundenkonten durch vorangestelltes Minuszeichen erkennbar), ist darauf zu achten, dass bei einer neuerlichen Überweisung zunächst diese Zeilen "ausgeziffert" werden; damit erhöht sich der Gesamtbetrag der Zahlungen; dieser ist anschließend auf die offene(n) Rechnung(en) aufzuteilen.

4) Sind mehrere Zeilen bei diesem Kunden auszuziffern, kann der Fall eintreten, daß ein bestimmter OP nur mit einem Teilbetrag auszuziffern ist und ein Restbetrag stehenbleiben soll; in diesem Fall kann in der Spalte "Zahlung" ein korrigierter Betrag eingegeben werden.

5) Verbleibt ein Restbetrag, kann die Textspalte angesprungen und entsprechend korrigiert werden; z.B. "Restbetrag von Rg. 123"; dies ist für den Ausdruck der Mahnungen von Bedeutung, da dieser Text in der Mahnzeile aufscheint und der Kunde über den Betrag Information erhält.

Falls Sie die Buchung abbrechen wollen (z.B. Sie haben bemerkt, dass Sie ein falsches Kundenkonto angesprochen haben), ist dies mit <ESC> oder „Buchung abbrechen“ jederzeit möglich; die bisherigen Schritte der Auszifferung werden "vergessen". Es ist jedoch zu beachten, dass auch Auszifferungen in anderen Kunden-OP-Konten damit rückgängig gemacht werden, falls eine längere Bank-Splitbuchung mit mehreren Kundenkonten durchgeführt wurde.

Das Programm kehrt in diesem Fall in die Buchungsmaske zurück; der Buchungssatz geht jedoch nicht verloren, sondern kann abgeändert werden (mit Maus oder Cursortasten Zeile und Spalte auswählen und korrigieren); die neue Speicherung der Buchung erfolgt durch Eingabe von ENTER in der letzten Spalte der Buchungsmaske (Textspalte). Wurde im Buchungssatz ein Kundenkonto im Haben angesprochen, wird neuerlich in die Auszifferung verzweigt.

Nach erfolgreichem Abschluss der Auszifferung werden Skonti und Kursdifferenzen vollautomatisch erstellt - das Programm generiert Buchungen, die anschließend sofort im Journal ersichtlich sind; Skontobuchungen werden dabei nach Ust-Sätzen aufgesplittet.

i	Beachten Sie: aufgrund des UStG 1994 unterliegen Anzahlungen der sog. „Mindest-Istbesteuerung“, d.h. die UST wird bei der Anzahlung fällig. Das Problem der Anzahlungen wird im Anhang mit Beispielen erläutert.