5.2. Verknüpfung von externen PDF-Belegen mit der Buchhaltung
Bei dieser Methode werden die Belege zunächst unabhängig vom Buchungsvorgang als PDF erfasst/ gescannt und in einem provisorischen Ordner bereitgestellt. Der Scan-Vorgang kann damit an eine Hilfskraft delegiert werden, bzw. es können externe PDF’s, woher auch immer, übernommen werden.
Bei dem zu einem späteren Zeitpunkt erfolgenden Buchungsvorgang ist wie folgt vorzugehen: in der Buchungsmaske ist zunächst links oben das gelbe Feld „Datum“ anzuklicken; dies eröffnet den Buchungskreis, bei dem nun ein Beleg nach dem anderen aus dem provisorischen PDF-Ordner zur Verbuchung vorgeschlagen wird:
Geben Sie in der nun folgenden Maske den Datenpfad der bereitgestellten PDF’s an und klicken Sie anschließend auf „lfd. Beleg“; es wird nun der erste Beleg aus diesem Ordner angezeigt.
Verbuchen Sie nun in Ihrer Buchungsmaske diesen im Hintergrund angezeigten Beleg. Die Buchung wird wie gewohnt erfasst und gespeichert; nach erfolgter Speicherung wird nun automatisch der nächste Beleg im Hintergrund aufgerufen und zur Verbuchung bereitgestellt; die Belege werden in alphabetischer Ordnung der Reihe nach aufgerufen.
Soll der nächste, vorgeschlagene Beleg, aus welchen Gründen immer, noch nicht verbucht werden, klicken Sie auf „Beleg überspringen“; der Beleg erhält nun im Dateinamen vorne die beiden Buchstaben „zz“ und wird daher ganz hinten eingereiht – damit bei der weiteren Verbuchung nicht auf diesen Beleg vergessen wird.
Am rechten oberen Rand sind 4 Werkzeuge für vergrößern/ verkleinern des Beleges vorgesehen.
Ganz unten sind 4 Richtungspfeile zum Blättern im Beleg vorgesehen, falls der Beleg aus mehreren Seiten besteht.
im Hintergrund dargestellter PDF-Originalbeleg als Basis der Verbuchung und Verknüpfung mit dem Buchungssatz
Mit dieser Methode können sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen bzw. die entsprechenden Gutschriften erfasst werden.
Das Verknüpfen von PDF’s mit den Buchungen wird beendet, indem das oben dargestellte Fenster geschlossen wird.
Der Vorgang kann wieder neu begonnen werden, indem im Buchungsfenster das Überschriftenfeld „Datum“ angeklickt wird.
