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Dokumentenverwaltung für Ausgangs- und Eingangsrechnungen
Werden Ausgangsrechnungen mit dem BlueChip-Fakturierprogramm „FoxFakt“ erstellt, können automatisch PDF-Dateien erstellt werden, die in einem vorgegebenen Ordner abgelegt und über den Dokumentennamen aus der BlueChip FoxFibu einer Buchungszeile oder einer OP-Zeile dann jederzeit als Originaldokument aufgerufen werden.
Im Bereich der Eingangsrechnungen ist dies ebenso möglich, dort jedoch mit höherem Aufwand verbunden, da die ER’s über einen Scanner eingescannt werden müssen. Der Scanning-Vorgang erfolgt im Zuge der Erfassung des Buchungssatzes, der gescannte Beleg wird mit der Buchungs- bzw. OP-Zeile automatisch verknüpft.
Ebenso können in PDF-Format gespeicherte Kontoauszüge der Hausbank wie bei AR's und ER's auf Knopfdruck abgerufen werden; u.U. sind hier kleinere individuelle Programmanpassungen erforderlich; jedenfalls sollte die Hausbank diese Belege mit Abruf des jeweiligen Tagesauszugs automatisiert in einem Ordner (im Beispiel: g:\vffw\vb) bereitstellen.
In allen betroffenen Programmen, also in der Fakturierung und in der Finanzbuchhaltung muss der Datenpfad definiert werden, wo die Dokumente abgelegt werden sollen/ abgelegt sind.
Wählen Sie im FoxFibu-Menü „Stamm – Programmsteuerung“ und wählen Sie dort das letzte Registerblatt „Doku.System“ aus.
Der Aufruf eines Originaldokumentes aus der FoxFibu kann vom Fibu-Konto (Buchungssatz), vom OP-Konto (OP-Satz), vom Journal (Buchungssatz) oder aus der Kostenrechnung heraus (Kostensatz) erfolgen:
Um das dargestellte kleine Zusatzmenü zu erhalten, muss die gewünschte Buchungszeile mit der rechten Maustaste angeklickt werden; wählen Sie dann „Originalbeleg aufrufen“ aus.
Der aufgerufene ein- oder mehrseitige Beleg wird dann über den Adobe Reader als PDF aufgerufen, im Vollbildmodus angezeigt und kann bei Bedarf auch ausgedruckt werden.
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